Automatizarea activității de achiziție este deosebit de importantă pentru o bibliotecă. Modulul Achiziție oferă o mare flexibilitate în procesul de cumpărare a documentelor de bibliotecă concomitent cu posibilitatea de a avea un control financiar foarte fin la nivelul gestiunii bugetelor.
Asistarea pe care o acordă TinREAD personalului cu atribuții în procesul de achiziționare a documentelor de bibliotecă reprezintă un aspect foarte important, cu implicații în managementul sănătos al colecțiilor, managementul financiar-contabil, managementul relațiilor cu furnizorii și nu în ultimul rând managementul prelucrării informațiilor în cadrul organizației infodocumentare care îl folosește.
În orice organizație de tip infodocumentar (bibliotecă, oficiu sau centru de informare și documentare, muzeu etc.) fluxul prelucrării documentelor și al informațiilor despre aceste documente începe cu activitatea specifică de achiziție. Tratarea corectă și eficientă a fluxului informațional și a fluxului de evidență patrimonială în cadrul organizației Dvs. impune folosirea automatizării și implicit a Modulului Achiziție în condițiile în care vreți să beneficiați de avantajele unui sistem integrat de bibliotecă, așa cum este TinREAD.
Fie că vorbim de necesitatea de a cheltui eficient fondurile alocate și aveți nevoie de date pentru a negocia reduceri de la partenerii cu care lucrați, fie că doriți să beneficiați în cadrul unui consorțiu de avantajele unor abonamente la prețuri avantajoase, informațiile care vă dau puterea de a vă argumenta solicitările vine chiar din folosirea Modulului Achiziție. Numai prin folosirea sa veți avea la îndemână date cum ar fi numărul de documente achiziționat într-o anumită perioadă de timp de la un anumit partener și valoarea acestora, calitatea furnizării documentelor respective (promptitudinea sau existența de întârzieri în livrare, existența de documente returnate din diferite motive – defecte tipografice, neconcordanțe scriptic-faptic etc. -, amânarea și/sau neîndeplinirea angajamentelor de furnizare), cerințele colegilor și/sau ale cititorilor cu privire la documentele furnizate de un anumit partener.
În condițiile în care organizația în care lucrați dispune de bugete care vin din surse diferite acestea trebuie gestionate separat. În cazul în care, pe lângă bugetul principal, militați pentru participarea la proiecte ce vin cu finanțare pentru achiziția de documente de bibliotecă sau primiți bani de la doi sau mai mulți ordonatori principali de credite (cum ar fi, spre exemplu, consiliul județean și primăria locală) folosirea Modulului Achiziție vă permite să operați corect (prin respectarea normelor în vigoare) cu sursele de bugetare și în același timp să aveți informații financiare și statistice în timp real, furnizate de către sistemul TinREAD pentru a vă ajuta să luați decizii în cel mai scurt timp sau să redactați rapoartele sintetice solicitate regulat de către finanțatori.
- Managementul bugetelor
- Funcționalitatea de aprobare a cererilor de achiziție de către personalul abilitat
- Flux automatizat expeditiv pentru comanda de documente
- Management facil al cererilor de achiziție primite de la cititori sau colegii din alte secții
- Managementul complet al fluxului de achiziție și al documentelor asociate (comenzi, facturi, note de calcul, taxe suplimentare – transport, copertare etc. – etc.)
- Sistem de notificare privind împlinirea termenelor și trecerea în faza următoare a procesului de achiziționare
- Și multe alte caracteristici …
- Notificări de înștiințare privind solicitările, aprobările sau depășirea termenelor
- Lansarea comenzilor, crearea și transmiterea ordinelor de plată, crearea de adrese automate privitor la lipsurile și/sau defecțiunile fizice ale exemplarelor din stocurile primite, precum și alte tipuri de corespondență din aceeași familie se generează rapid și eficient
- Crearea automată de note de informare în cadrul subsistemului de diseminare selectivă de informații către cei interesați (cititori, colegi)
- Înregistrările bibliografice folosite și completate intră direct în fluxul de catalogare și evidență gestionară
- Sepot genera, în mod facil, liste cu exemplarele și pot fi sortate după orice criteriu
- Și încă multe altele
- Primirea semnalelor privind apariția documentelor furnizate de către editori etc. direct în sistemul privind propunerile de achiziție
- Folosirea sumarului și/sau a unor părți din conținutul documentelor transmise de către editori în cadrul prezentărilor bibliografice pe care le transmiteți apoi către cititorii Dvs
- Scanarea și digitizarea materialelor, coperților, abstractelor etc
-
Folosirea sistemului de comunicare al TinREAD prin interfețe destinate furnizării serviciilor online:
- Conversie retrospectivă
- Plângeri online
- Înregistrări online
- Acces la bazele de date ale furnizorilor
- Furnizarea exemplarelor/copiilor electronice ale facturilor
Modulul Achiziție al TinREAD este complet integrat cu celelalte module ale sistemului. El folosește aceleași fișiere de date cu celelalte module, fapt ce simplifică fluxul de prelucrare a informațiilor și permite controlul procedurilor de lucru. Per ansamblu, prin utilizarea Modulului Achiziție se obține o imagine nespus de clară a întregului proces de achiziție care este în desfășurare în cadrul organizației.
Funcționalitățile Modulului Achiziție depind de versiunea SistemuluiTinREAD pe care îl alegeți. În cele ce urmează vă puteți face o imagine privind tabelul cu principalele caracteristici, afișate comparativ, pentru versiunile Sistemului TinREAD.
Funcționalitate
TINREAD.Mini
TINREAD.Standard
TINREAD.Expert
